書類郵送時の注意点

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届いたらしわくちゃになってしまったという事態を避ける

取引先に送った書類がしわくちゃになっていたら、担当者であるあなたの印象はもちろんのこと、会社全体のイメージが悪くなることは必須です。そうならないための注意点は、郵送するときファイルすることを忘れないことです。たった一枚の書類はもちろんのこと、百枚など多い枚数の書類ときでも、クリアファイルに入れてから封筒に入れるようにします。また、クリアファイルが薄かったり、書類の紙の素材が柔らかいものであるときは厚紙に挟むようにしましょう。厚紙は段ボールを切ったり紙でできたファイルを分解することで作成することができます。送料が高くなるから嫌だという人は、思い切って三つ折りにしてしまうのも有りです。厚みがでるので、しわくちゃになりにくくなります。

手元に届いていないという事態を避けるための予防

書類を送ったのに届いていない、連絡がこない…そんな郵送あるあるの事態を避けるためにはこちらで予防するしかありません。
もっともオススメの方法はスマートレターやレターパックで郵送する方法です。バーコードを手元に残して、ポストに投函すれば、ネットで検索して相手先に届いたかどうかが分かります。金額も安く、郵送されるスピードも速いので利用しない手はありません。届いたことを確認してから電話をすれば「こちらの配達記録では届いたことになっているのですが…」と話を切り出しやすくもなります。
他にも宅急便や書留という手段もありますが、相手に手間を取らせるのでおすすめしません。疑われてるんだな、信頼されていないんだな、と思われたらよくないので、さりげなさが大切になってきます。

その人以外に開封されては困るという書類の郵送

極秘とまではいかずとも、進行中のプロジェクト内容やゴルフの招待券、接待の領収書など、その人以外に見られては困る書類の郵送もあるはずです。営業や役職に就く人に書類を送ると、事務や総務などで勝手に封が開封されてしまうということがあります。そうならないための注意点は必ず部署名だけでなく個人名を書き、『親展』と書くことです。親展も、ハンコではなく手書きで書くと効果的でしょう。それでも、開封されてしまう可能性がありますのでどうしても開封されたくない場合は、予め、開封されたくない書類を送る旨を電話やメールなりで伝えておくようにしましょう。
また、多少強い印象になりますが『開封厳禁』といった判も販売されています。こちらを押すことで効果を期待することもできます。

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